Se vuoi raggiungere i tuoi obiettivi professionali, portare a termine le attività nei tempi giusti e lavorare nella maniera più organizzata possibile, la regola di base è una sola: devi programmare e pianificare il lavoro!
Fatta questa premessa ti comunico che, essendo molto importante, suddividerò l’ argomento pianificazione in più articoli, in modo da essere il più dettagliato possibile nel darti qualche suggerimento che, se seguirai, aiuterà te ed i tuoi collaboratori a lavorare meglio, recuperare ore preziose sul lavoro ed essere più produttivi.
Oggi viviamo nell’era del multitasking e siamo convinti di poter fare tutto e bene.. ma non è così. Ormai da tempo infatti, è stato scientificamente provato che, gestire 2, 3 o più cose insieme, non è affatto produttivo anzi, aumentano: disorganizzazione, perdite di tempo e stress.
La regola di base è:
La strategia migliore per lavorare in maniera efficace, è quella di svolgere UNA ALLA VOLTA le varie attività.
E’ vero che le cose da fare sono molte e riuscire a mantenere la concentrazione solo su una di esse, non è per niente facile ma fidati, è solo questione di metodo e abitudine.
Ecco da dove dovresti iniziare:
PIANIFICA LA TUA GIORNATA LAVORATIVA LA SERA PRIMA
Purtroppo è consueta abitudine, arrivare sul posto di lavoro senza avere una chiara visione delle cose da fare durante il giorno. Funziona più o meno così: dovrei fare questo, quest’ altro e quest’altro ancora, però magari faccio prima quello e dopo quell’altro, nel frattempo faccio anche…..
A meno che tu non abbia doti organizzative straordinarie, questa modalità di lavoro è sbagliatissima ed è la causa principale di disordine ed inefficienza lavorativa. Il fatto di non aver un programma ben definito in testa, oltre a non dare una linea logica da seguire alle cose da fare, rende anche facilmente vulnerabili a, deconcentrazione ed interruzioni.
Un’ occhiata all’ email, un collega che ti chiede un favore, una riunione improvvisa, una pausa caffé più lunga del previsto.. le distrazioni sono molte e, se anche avevi qualcosa in mente che volevi fare, te ne dimentichi e in un attimo, ti ritrovi alla sera senza aver fatto ciò che era prefissato o, comunque non tutto. Ti torna?
Al contrario, arrivare sul posto di lavoro con una pianificazione della giornata lavorativa ben eseguita, ti consentirà di avere ben chiare quali saranno le tue priorità durante la giornata e, di conseguenza, avere l’ assetto mentale giusto per ottimizzare i tempi, eliminare le distrazioni e portare a termine tutte le attività prefissate. In sintesi: cerca di arrivare in ufficio con le idee chiare!
Ma come fare una buona programmazione? È più semplice di ciò che pensi:
ECCO COME PIANIFICARE IL LAVORO PER ESSERE PIÙ PRODUTTIVI ED EFFICACI
1 – FAI UNA “TO DO LIST”
Fai una lista delle cose che vorresti fare il giorno successivo. E’ importante che tu le scriva, perché domani la lista la porterai con te. Puoi usare un semplice A4, un Post-it, oppure qualche applicazione sul tuo smartphone o programma sul PC. L’ importante è che tu possa avere la lista con te.
2 – SII REALISTA, NON ESAGERARE!
E’ inutile che la tua To Do List sia un elenco infinito di cose.. troppe cose sono difficili da gestire in un solo giorno e, se poi non riesci ad eseguirle tutte, a fine giornata, anziché un senso di realizzazione, avresti un senso di sconforto. Selezionane al massimo 5 e poniti l’ obiettivo di portarle a termine!
3 – METTI IN ORDINE DI IMPORTANZA
A questo punto devi definire le priorità. Ogni attività ha un suo peso e una sua rilevanza. Mettere in ordine di importanza le attività che hai scelto per la giornata di domani, ti consentirà di ottimizzare tempi ed energie. Inizia la giornata con le cose più “pesanti” da svolgere, finisci con quelle più “leggere”.
4 – USA LA SPECIFICITÀ
Cerca di darti obiettivi concreti e che siano facilmente misurabili. Ad esempio: nel caso che, tra le cose da fare, hai delle pratiche di clienti da controllare e sistemare, porsi l’ obiettivo “gestire pratiche” è troppo generico.. al contrario, “gestire e sistemare pratiche Pippo, Pluto e Paperino” è molto più efficace. Così facendo, il tuo cervello si focalizzerà su quelle specifiche pratiche. Sembra una banalità, ma non lo è affatto.
A questo punto la pianificazione del lavoro sarà pronta. Tieni presente che, per fare tutto questo, ci vuole meno tempo di quello che pensi.. ti renderai subito conto che ti ci vorranno tra i 5 ed i 10 minuti, non di più.
Ovviamente non finisce qui, adesso viene il bello perché.. dovrai mettere in pratica!
COME ORGANIZZARTI E ASSICURARTI DI OTTIMIZZARE I TEMPI PER PORTARE A TERMINE LE ATTIVITÀ CHE DEVI SVOLGERE
Se vuoi che i tuoi sforzi organizzativi (se così si possono chiamare) abbiano un senso, devi assicurarti di riuscire a seguire la lista che hai fatto, nell’ ordine stabilito, portando a termine entro fine giornata ciò che hai segnato.
Un modo molto semplice ma allo stesso tempo estremamente efficace, è quello di utilizzare la tecnica del “tempo in scatola”. In pratica funziona così:
prendi ogni attività che è presente nella tua lista e assegna ad ognuna di esse un tempo massimo per il suo svolgimento, a seconda del tipo di attività (30 minuti, 1 ora, 2 ore..vedi tu). In questi intervalli di tempo che avrai delineato (da qui il nome tempo in scatola), dovrai concentrarti solo ed esclusivamente a quella specifica attività.
ATTENZIONE: Non dovrai farti distrarre da niente e nessuno fino a che non l’ avrai portata a termine
Al termine di ogni attività, e solo a quel punto, potrai cancellarla dall’elenco e prenderti una pausa, prima di passare all’attività successiva presente nella lista.
Così facendo, otterrai tutta una serie di benefici:
• Eliminerai le distrazioni
• La concentrazione sarà sempre elevata
• Sarai molto più efficiente
• Cresceranno autostima e motivazione
Può sembrarti una cosa strana e impraticabile ma, oltre ad essere semplicissimo, ti renderai anche conto che, man mano che verranno depennate le attività presenti nella lista, ti sentirai meglio e, soprattutto, a fine giornata avrai raggiunto i tuoi obiettivi.
ADESSO DEVI SOLO PROVARE!
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Alla prossima
Dedicato alla tua produttività
P.S.
RICORDA: Il tempo è la risorsa più preziosa che hai! Mandare avanti un’ attività oggi è difficile ma, con i giusti accorgimenti ed i giusti strumenti, puoi rendere le cose più facili!
Roberto Lombardi
Solo dopo averle testate e perfezionate sulla mia “pelle”, le ho poi messe in commercio.
Il mio lavoro consiste nel fornire, dopo un’ attenta analisi, soluzioni di produttività specifiche ed economicamente accessibili, che aiutino a:
lavorare in maniera molto più organizzata, ottimizzare tempi e costi di gestione, aumentare produttività e utili!
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