Ciò che diciamo sempre è che, l’unico modo che hai per incrementare la tua produttività lavorativa, non è fare tante cose.. si tratta piuttosto, di farne poche ma bene. Abbiamo già affrontato in precedenza, il discorso di quanto, multitasking e distrazioni, siano dannosi e controproducenti per il tuo lavoro (lo trovi qui).
Con questo articolo, voglio affrontare con te un’ altra insidia che danneggia la tua produttività.. le interruzioni “lavorative”, causate da richieste di colleghi, clienti, collaboratori, ecc..
Sapevi che in media, sul lavoro, veniamo interrotti ogni 7/8 minuti? Se fai un calcolo, significa che, ogni ora equivale a 6/7 interruzioni e che, rapportate alle classiche 8 ore lavorative, diventano 50/60 interruzioni. Facendo una media di, 5 minuti dedicati ad ogni interruzione, vengono fuori dei numeri interessanti..
Hai mai pensato al fatto che, se lavori 11/12/13 ore al giorno, è anche colpa delle continue interruzioni che subisci?
Per rispondere a questa domanda, cerchiamo di capire da dove arrivano queste interruzioni:
• Telefonate
• Email
• Visite improvvise
• Imprevisti di vario genere
• Riunioni non programmate
• Ecc..
Ovviamente, non è possibile evitare queste cose, anche perché, come abbiamo detto, non stiamo parlando di distrazioni extra-lavorative ma, bensì, di “normale amministrazione lavorativa”.
Il punto è che, come abbiamo visto sopra, sono veramente tante e, solo a causa di queste, se vuoi portare a termine il lavoro che ti sei programmato, le tue giornate lavorative, diventeranno molto più lunghe.
Un vero e proprio “freno”, per la tua produttività.. E quindi cosa fare?
Probabilmente anche a te, come a me del resto, piace essere disponibile e, ad ogni richiesta che ti viene fatta, dici “SI!”, anche se sai che non dovresti. Questo succede perché, dire “NO!” ti provoca dispiacere e, vivi il rifiuto, come una cosa brutta, arrogante e supponente.
Il problema è che, a furia di accettare a braccia aperte ogni richiesta che ti viene fatta, chi alla fine ci rimette, sei tu.
RICORDA: ogni volta che dici “SI!” a qualcosa, contemporaneamente stai dicendo “NO!”, a qualcos’altro
[in questo caso, il tuo lavoro]
Come fare allora ad aggirare il problema, avendo la certezza di non offendere qualcuno o creare problemi?
È presto detto: Devi semplicemente gestire le interruzioni, dicendo “NO!” in maniera costruttiva ed intelligente!
ECCO COME INCREMENTARE LA TUA PRODUTTIVITÀ,
IMPARANDO A DIRE “NO!”
In realtà, dire “NO!”, è molto più semplice di ciò che pensi.. la questione sta tutta nel come lo dici. L’ importante infatti, è motivare sempre la tua risposta:
1 – Sii breve e chiarisci subito
Se qualcuno ti chiede aiuto per qualcosa che non ritieni importante, puoi cavartela dicendo, ad esempio: “In questo momento non posso proprio, devo portare a termine (scegli tu cosa) e, non riuscirei a dedicare la giusta attenzione a ciò che mi hai chiesto”.. Questo è un “NO!” secco ma, detto così, nessuno si farà male.
2 – Delega a qualcun altro
Se invece, qualcuno chi ti chiede qualcosa di importante ma che, può essere risolta da qualcun altro, potresti dire, ad esempio: “Mi spiace ma, oltre a non avere tempo in questo momento, non sono neanche la persona più indicata per aiutarti in questa cosa, potresti però provare a chiedere a (scegli tu la persona più adatta)”.
Non si tratta di fare lo scaricabarile.. tutt’altro! Hai semplicemente detto “NO!“, consigliando anche all’altra persona, come risolvere l’ eventuale problema.
3 – Mostra interesse ma valuta bene..
Se noti che la cosa che ti viene chiesta, è importante ma, non puoi delegarla a qualcun altro in quanto ti riguarda direttamente, hai due possibilità:
Se valuti che, pur essendo importante può essere rimandata, rispondi semplicemente con: “adesso non posso occuparmene ma, appena finisco, ti do una mano”.
Se invece, la cosa è di “estrema urgenza”, c’è poco da fare.. devi occupartene! (Fai attenzione però a distinguere bene le urgenze “PRESUNTE”, da quelle “REALI”)
CONCLUSIONI
Questi che abbiamo visto, sono piccoli accorgimenti che, se utilizzati, incrementeranno davvero la tua produttività lavorativa. Possono sembrare cose scontate ma, in realtà, non lo sono affatto.
Solitamente infatti, la “regola del NO!”, non viene mai applicata, se non in rarissimi casi. Se inizierai ad utilizzarla quotidianamente, ti renderai presto conto che, la tua produttività lavorativa aumenterà notevolmente.. senza causare danni a nessuno.
Succederà che:
1 – Oltre a dire “NO!” in maniera gentile e garbata, ti guadagnerai il rispetto di chi sta dall’altra parte, dimostrando (anche se implicitamente) che lavori in maniera professionale e non confusionaria
2 – Riuscirai a portare avanti le tue attività più velocemente e, probabilmente, le svolgerai anche meglio. Il che si traduce in: più tempo a disposizione e meno stress per te.
L’ importante, è che tu abbia il “polso fermo” ogni volta che serve e, non ti faccia prendere dai “sensi di colpa”.
ADESSO DEVI SOLO PROVARE!
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Alla prossima
Dedicato alla tua produttività
P.S.
RICORDA: Il tempo è la risorsa più preziosa che hai! Mandare avanti un’ attività oggi è difficile ma, con i giusti accorgimenti ed i giusti strumenti, puoi rendere le cose più facili!
Roberto Lombardi
Solo dopo averle testate e perfezionate sulla mia “pelle”, le ho poi messe in commercio.
Il mio lavoro consiste nel fornire, dopo un’ attenta analisi, soluzioni di produttività specifiche ed economicamente accessibili, che aiutino a:
lavorare in maniera molto più organizzata, ottimizzare tempi e costi di gestione, aumentare produttività e utili!
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